Datenschutzerklärung
Gastline ist ein Reservationssystem für Restaurants mit grafischem Tischplan, Online-Reservation und AI-Telefonassistent. In dieser Erklärung beschreiben wir, welche Personendaten wir dabei bearbeiten, wozu, wer daran beteiligt ist und welche Rechte Sie haben. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
1. Verantwortlich
Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen ist Gastline, Schweiz. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@gastline.ch.
2. Für wen diese Erklärung gilt
- Besucherinnen und Besucher der Website gastline.ch und Personen, die uns kontaktieren. Hier sind wir verantwortlich.
- Restaurants und ihre Mitarbeitenden, die Gastline unter app.gastline.ch nutzen. Für Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten sind wir verantwortlich.
- Gäste der Restaurants, die per Telefon, online oder vor Ort reservieren. Verantwortlich für diese Daten ist das jeweilige Restaurant. Wir bearbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen, gestützt auf einen Auftragsbearbeitungsvertrag (Abschnitt 6).
3. Besuch der Website
Beim Aufruf von gastline.ch speichert unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Angaben in Server-Protokollen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Wir brauchen diese Angaben, um die Website sicher und stabil zu betreiben, und werten sie nicht aus, um Sie persönlich zu erkennen.
Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Schriften, Bilder und Skripte werden ausschliesslich von unserem eigenen Server geladen.
4. Kontaktanfragen
Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben: Name, Restaurant, E-Mail-Adresse und – falls angegeben – Telefonnummer, Ort und Nachricht. Wir verwenden sie, um Ihre Anfrage zu beantworten, eine Demo zu vereinbaren oder Ihnen ein Angebot zu machen.
Die Formular-Nachricht wird über ZeptoMail (Zoho) an uns zugestellt. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind, spätestens nach zwei Jahren, wenn daraus keine Zusammenarbeit entsteht.
5. Restaurants als Kunden: Konto und Vertrag
Für die Nutzung von Gastline bearbeiten wir:
- Kontodaten der Mitarbeitenden: Name, E-Mail-Adresse, Rolle (z. B. Inhaber oder Service) und Passwort. Passwörter werden nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert.
- Angaben zum Restaurant: Name, Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten, Tischplan, Regeln, Menü mit Allergenen und häufige Fragen. Diese Angaben nutzt der Telefonassistent für seine Auskünfte.
- Vertrags- und Nutzungsdaten: gewähltes Paket, verbrauchte Telefonminuten und versendete SMS, um sie abzurechnen und vor Überschreitungen zu warnen.
- Änderungsprotokoll: wer wann eine Reservation oder Einstellung geändert hat, zur Nachvollziehbarkeit und zum Schutz vor Missbrauch.
- Kommunikation mit uns, etwa Support-Anfragen.
Für die Anmeldung setzt die App technisch notwendige Cookies, die Ihre Sitzung sichern. Einladungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts versenden wir per E-Mail. Wir bewahren diese Daten für die Dauer des Vertrags auf. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; Buchhaltungsunterlagen bewahren wir zehn Jahre auf.
6. Daten von Restaurantgästen
Wer bei einem Restaurant reserviert, das Gastline nutzt, gibt seine Daten dem Restaurant. Das Restaurant ist dafür verantwortlich, Gastline bearbeitet die Daten nur für dieses Restaurant. Die Daten jedes Restaurants sind technisch strikt von denen anderer Restaurants getrennt; wir verwenden sie weder für eigene Zwecke noch geben wir sie an andere Restaurants weiter. Auf jeder Online-Reservationsseite ist ein Datenschutzhinweis des Restaurants verlinkt.
Reservationen und Gästeprofile
Bearbeitet werden Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (freiwillig), Datum, Uhrzeit und Personenzahl, Wünsche und Anlass, die Herkunft der Reservation (Telefon, Online, Team) sowie die Besuchshistorie im Gästeprofil. Nennt ein Gast Allergien oder Unverträglichkeiten, sind das Gesundheitsdaten. Sie werden nur gespeichert, damit das Restaurant sie beim Besuch berücksichtigen kann.
AI-Telefonassistent
Nimmt der Telefonassistent einen Anruf entgegen, stellt er sich im ersten Satz als digitaler Assistent vor. Die Sprache des Anrufers wird in Text umgewandelt, ein Sprachmodell versteht das Anliegen und formuliert die Antwort, die anschliessend in Sprache ausgegeben wird. Der Assistent prüft freie Tische und legt Reservationen nach den Regeln des Restaurants an, ändert oder storniert sie. Wer lieber mit einer Person spricht, kann sich mit dem Restaurant verbinden lassen, sofern das Restaurant eine Nummer dafür hinterlegt hat.
- Gastline speichert pro Anruf die Telefonnummer des Anrufers, Beginn, Ende und Dauer sowie eine kurze Zusammenfassung. Wortprotokolle (Transkripte) speichern wir nicht.
- Die Telefonnummer dient auch als Nachweis: Ändern oder stornieren kann eine Reservation nur, wer den Bestätigungscode nennt oder von der Nummer anruft, mit der reserviert wurde.
- Tonaufnahmen entstehen nur, wenn das Restaurant sie ausdrücklich einschaltet. Der Anrufer wird dann zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen.
- Unseren Telefonie-Dienstleister weisen wir an, keine Protokolle und Mitschnitte zu speichern. Das Wortprotokoll benötigt er nur, um die Zusammenfassung zu erstellen.
- Auskünfte zu Allergenen gibt der Assistent nur aus der Karte, die das Restaurant hinterlegt hat, und bittet den Gast, Allergien beim Eintreffen dem Service zu melden.
Bestätigungs-SMS
Hat das Restaurant SMS aktiviert, erhält der Gast eine Bestätigung mit Restaurantname, Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Bestätigungscode. Dafür werden Telefonnummer und Nachrichtentext an unseren SMS-Dienstleister übermittelt.
Online-Reservationsseite
Die Reservationsseite eines Restaurants zeigt nur freie Zeiten und nimmt die oben genannten Angaben entgegen. Zum Schutz vor Missbrauch prüfen wir Anfragen automatisch, zum Beispiel die Anzahl Anfragen pro Minute und die Zahl offener Online-Reservationen pro Telefonnummer.
Export und Schnittstellen
Auf Wunsch des Restaurants überträgt Gastline Reservationen in eine Google-Tabelle des Restaurants oder stellt sie über eine Schnittstelle (API) dessen Website oder Kassensystem zur Verfügung. Diese Übertragungen richtet nur das Restaurant selbst ein.
Aufbewahrung und Löschung
Jedes Restaurant legt fest, wie lange Gästedaten nach der letzten Reservation aufbewahrt werden: 6, 12, 24, 36 oder 60 Monate, standardmässig 24 Monate. Danach anonymisiert Gastline die Daten automatisch. Endet der Vertrag, kann das Restaurant alle Daten exportieren; anschliessend löschen wir sie.
7. Dienstleister
Für den Betrieb von Gastline setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten:
| Dienstleister | Zweck | Ort der Bearbeitung |
|---|---|---|
| Vercel Inc., USA | Hosting der Website und der App | Rechenzentrum Frankfurt (EU), Auslieferung über ein weltweites Servernetz |
| Supabase Inc., USA | Datenbank und Anmeldung | Rechenzentrum in Europa |
| Vapi Inc., USA | Telefonie und Steuerung des Telefonassistenten | EU-Region |
| Deepgram Inc., USA, oder Microsoft (Azure) | Spracherkennung beim Telefonassistenten | EU oder USA |
| OpenAI, USA, direkt oder über Microsoft (Azure, Frankfurt) | Sprachmodell des Telefonassistenten | USA oder Frankfurt (EU) |
| Microsoft (Azure) | Sprachausgabe des Telefonassistenten | EU oder USA |
| Twilio Inc., USA | Versand der Bestätigungs-SMS | USA möglich |
| Zoho Corporation (ZeptoMail) | Versand von E-Mails und Formular-Nachrichten | Rechenzentrum in der EU |
| Export in Google Sheets, nur wenn das Restaurant ihn einrichtet | gemäss Google-Konto des Restaurants |
Welche Anbieter für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme bei einem Restaurant zum Einsatz kommen, hängt von dessen Einstellungen ab. Kommen neue Dienstleister hinzu, führen wir diese Liste nach.
8. Bekanntgabe ins Ausland
Wir bearbeiten Daten wenn möglich in der Schweiz oder in der EU. Für die EU hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt. Werden Daten in die USA übermittelt, geschieht das nur an Dienstleister, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, oder gestützt auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln.
9. Datensicherheit
Alle Verbindungen zur Website und zur App sind verschlüsselt (HTTPS). In der Datenbank sind die Daten jedes Restaurants durch Zugriffsregeln voneinander getrennt; Mitarbeitende sehen nur die Restaurants, für die sie freigeschaltet sind, und nur, was ihre Rolle erlaubt. Änderungen werden protokolliert. Zugangsschlüssel für Schnittstellen sind an ein einzelnes Restaurant gebunden und können jederzeit widerrufen werden.
10. Ihre Rechte
Sie können jederzeit Auskunft über Ihre Personendaten verlangen und deren Berichtigung, Löschung oder Herausgabe in einem gängigen Format fordern. Sie können einer Bearbeitung auch widersprechen. Schreiben Sie uns dazu an info@gastline.ch. Damit wir keine Daten an Unberechtigte herausgeben, können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.
Geht es um Daten aus einer Reservation, wenden Sie sich bitte an das betreffende Restaurant. Es ist dafür verantwortlich; wir unterstützen es bei der Beantwortung. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an das Restaurant weiter.
Sind Sie mit unserer Antwort nicht einverstanden, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.